¿Cómo serán las oficinas después del coronavirus?

Cerca de tres millones de trabajadores fueron enviados a desempeñar sus labores desde el hogar a causa de la emergencia. Más del 70 % de las empresas dicen que seguirán implementando el trabajo en casa, según un estudio de la Federación Colombiana de Gestión Humana.

Cuando la presencia del coronavirus se confirmó en Colombia, apenas un 11 % de las empresas implementaban el teletrabajo, según un estudio de la Federación Colombiana de Gestión Humana (Acrip). Por eso, en el momento en que las autoridades expidieron medidas temporales para poder trabajar en casa –con el fin de seguir activos, conservar empleos y al mismo tiempo cumplir el aislamiento obligatorio–, empleadores y trabajadores tuvieron rápidamente que resolver qué actividades se podrían desempeñar desde el hogar y cómo.

El número aproximado con que cuenta el Ministerio de Trabajo es que unos tres millones de personas fueron enviadas a trabajar desde sus casas, tres millones de empleos que, según el jefe de esa cartera, Ángel Custodio Cabrera, se pudieron conservar bajo esta figura (que es temporal) y no engrosar la cifra de 5,3 millones de trabajos que sí se perdieron en abril. A pesar de eso, el trabajo en casa mostró sus propios retos o incluso incertidumbres relacionados con lo más básico, como contar con el equipo y la conexión adecuados, hasta las cargas laborales, tiempos de descanso, entre otros.

Pero incluso desde antes de que dejáramos las oficinas, ya había varias preguntas sobre el futuro de estos espacios. La tecnología ha impactado el sistema no solo reemplazando a los humanos en ciertos oficios, sino también la forma en que se desempeñan algunas tareas que todavía son hechas por personas: escribir este artículo y mandarlo a imprimir usando nada más que un computador conectado a internet, por ejemplo. Si muchas funciones (incluidas las reuniones) pueden hacerse de forma virtual –algo que esta “cuarentena” les ha confirmado a muchas empresas–: ¿qué sentido tendrán las oficinas, como espacio físico, en el futuro?

La oficina antes del COVID-19

En febrero pasado, durante la Semana del Diseño de Estocolmo, Suecia, una de las más importantes en Europa, uno de los espacios de la feria –curado por la firma Tengbom– estuvo dedicado a reflexionar alrededor del tema, teniendo en cuenta, además de las nuevas tecnologías, factores como la crisis climática. Ya sabíamos que en las oficinas muchos lugares permanecían vacíos por viajes, reuniones, home-office (lo que hoy muchos conocen como “trabajo en casa”), al tiempo que esos mismos espacios eran iluminados o ventilados innecesariamente. Un evidente desperdicio de recursos.

Asimismo, el teletrabajo –que en Colombia existe legalmente desde 2008 y, aunque tiene similitudes, es diferente al simple “trabajo en casa” (ver descripción al final de este artículo)– ha sido promovido entre otras cosas como una forma de reducir emisiones debido a que se disminuyen los desplazamientos, pues esa modalidad laboral, al desempeñarse a través de tecnologías como un computador (TIC), no requiere la presencia física del trabajador en un lugar específico. Y, por otro lado, aunque eso ha demostrado tener sus matices, mayor presencia en el hogar puede facilitar la conciliación de la vida laboral y familiar.

Ahora, en esta coyuntura, no todo el mundo ha experimentado el trabajo en casa o no lo ha hecho de la misma forma. Para empezar, según el estudio de Acrip (que consultó 200 empresas de distintos sectores, 95 % de ellas privadas, tanto grandes (31,7 %), medianas (35,4 %) y micro y pequeñas (32,9 %)), el 98 % de las empresas consultadas implementaron trabajo remoto, pero apenas cerca del 50 % del “personal de base” pudo acogerse a esa figura, probablemente por la naturaleza de sus funciones. Adicionalmente, más de la mitad de las empresas aseguraron que sus trabajadores desde la casa están laborando más horas de lo normal, y que, de hecho, por los altos niveles de estrés, casi el 70 % de las organizaciones han implementado acciones de apoyo psicológico.

De las consultadas, además, el 76,2 %, después de que pase la emergencia, piensan mantener la modalidad de trabajo en casa algunos días de la semana. Con esos resultados en mente, el regreso a la oficina o la continuidad del home office debería tener en cuenta el bienestar del trabajador. En su momento, Sue Clark, especialista de sostenibilidad de Tengbom, apuntaba a que lo más adecuado, por ser algo subjetivo, sería darle al trabajador la posibilidad de elegir dónde se siente mejor –incluso físicamente, teniendo en cuenta las condiciones de ventilación, iluminación, etc.– para así poder ser más productivos.

Lo anterior, decía Clark, podría impactar positivamente en los índices de retención de talento por parte de las empresas y reducir las ausencias por incapacidad. Según el más reciente informe sobre ausentismo laboral hecho por la Andi (con una muestra de 139 empresas y 341.843 trabajadores), en 2018 hubo 542.540 casos de ausentismo, 63,5 % de ellos por enfermedad general, 32,2 % por licencias y 4,2 % por accidentes o enfermedades laborales.

Los cambios más inmediatos

Aunque haya gente que permanezca trabajando en casa, es indudable que la reapertura de los sectores económicos que se ha venido llevando a cabo implicará el regreso gradual a las oficinas. Entre las recomendaciones de los expertos, como la firma de servicios corporativos Cushman & Wakefield, están hacerlo promoviendo el autocuidado, como el uso del tapabocas y el distanciamiento social, y reforzando la limpieza y desinfección de los espacios. Sin embargo, también hay quienes hablan del posible regreso de los cubículos o barreras físicas en las oficinas que solían ser open-plan (abiertas).

Antes de la pandemia, a las opciones en cuanto a diseño y arquitectura de oficinas (cerradas con cubículos; abiertas, casi al estilo de una fábrica, o combinadas) se habían sumado hace un buen tiempo los espacios compartidos de trabajo o coworking (que cuentan con servicios como internet y salas de reuniones, a partir de planes flexibles según la necesidad de la empresa o el trabajador independiente). En la pospandemia, la pregunta puede ser si los trabajadores están dispuestos a compartir espacios con personas desconocidas o de otras organizaciones, algo que ha sido visto como positivo por el llamado networking (socialización en el contexto de los negocios), pero que ahora también puede ser visto como un riesgo.

Para Alfredo Reyes, presidente de la Sociedad Colombiana de Arquitectos (SCA), este tipo de espacios, por el contrario, podrían cobrar más vigencia, pues cree que la tendencia será hacia lo “híbrido”, y los coworking son buen ejemplo de eso. A lo que se refiere es que de ahora en adelante las viviendas tendrán que repensarse como espacios en los que, además de residir, también trabajamos. Sin embargo, es prácticamente un consenso entre todos estos expertos que las reuniones presenciales y el contacto humano seguirán siendo necesarios. Un espacio compartido, por su flexibilidad, puede ser una buena opción para albergar ese tipo de encuentros, a lo mejor, ocasionales.

Wework, por ejemplo, en donde se alojan más de 1.200 empresas en el país, asegura haber implementado distanciamiento entre los puestos e instalado dispensadores de gel antibacterial, entre otras medidas. “Aunque el teletrabajo ha sido una gran solución de ajuste y protección durante la pandemia, por motivos de salud mental y física de los colaboradores, esta no podrá ser una práctica permanente. Las compañías se encuentran ahora frente al gran reto de brindarles a sus empleados espacios de trabajo en los que puedan fomentar la conexión humana y la creatividad de una manera segura”, dijo la firma en un comunicado.

A mediano y largo plazo

Las oficinas no perderán vigencia, afirma Mónica García, directora de Acrip. Cree que la demanda por ese tipo de espacios sí disminuirá, “porque las empresas vieron que hay funciones que se pueden desempeñar desde la casa”. No obstante, coincide con la idea de que las personas necesitan contacto y momentos de reunión. Pero, además, considera que quienes decidan seguir con el modelo tradicional de oficina podrían empezar a implementarlo de forma más flexible, “quizá no de lunes a viernes, de 8 a. m. a 5 p. m., sino de forma más estratégica”. Según ella, el concepto de trabajo cambió y ya no está relacionado con ir a una oficina, sino centrarse en lo que se ejecuta.

Para Reyes, de la SCA, el impacto de esta crisis en el diseño y la arquitectura podrá no ser inmediato, pero sí sentirse en algunos años, a mediano plazo: “Las viviendas tendrán que rediseñarse para satisfacer las necesidades de confort para una familia que trabaje desde la casa, incluso con los niños estudiando desde allí”. Agrega que eso implica también tener espacios para relajarse, como terrazas, y un mejor y más rico espacio público: pensarlo en clave del bienestar del ser humano.

Adicionalmente, cree que las grandes urbes seguirán siendo importantes, pero que la infraestructura de las ciudades intermedias debe estar preparada, pues habrá una necesidad de “desconcentrar” los centros urbanos y evitar que sigan creciendo de forma insostenible. Añade que la situación actual es una oportunidad para “ver las ciudades de otra manera. Por ejemplo, en la renovación urbana no se puede seguir construyendo viviendas y oficinas a diestra y siniestra, sino rehabilitar lo que ya existe” y, además, contar cada vez con más espacios para el peatón y la actividad física.

Finalmente, estas tendencias podrían llevar a que las empresas y edificios corporativos se encuentren con espacios vacíos. ¿Qué hacer con ellos? Para García, las empresas, que indudablemente en medio de la pandemia han visto afectadas sus finanzas, pueden ver alternativas como devolver los espacios (ahora vacíos) que tengan en arriendo y así aliviar costos. Reyes, por su parte, considera que también pueden ser aprovechados en un futuro para proveer espacios de bienestar a los empleados, como gimnasios o cafeterías (que, de hecho, son otros de los grandes atractivos de los llamados coworking).

Reforma laboral

De fondo, para algunos expertos, también existe la necesidad de que estos asuntos, que impactarán el futuro, pasen por lo normativo y legislativo, con el fin de proteger a los trabajadores. Por el momento, con motivo de la emergencia, el Gobierno ha expedido medidas como sustituir el auxilio de transporte por el auxilio de conexión, y les ha recordado a los trabajadores que “en el trabajo en casa la relación laboral permanece vigente, así como las garantías laborales, sindicales y de seguridad social”, según el ministro Cabrera, por lo que no puede haber asignación de nuevas cargas ni tampoco disminución de salario con la excusa de que las labores se están desarrollando desde la casa.

Sin embargo, como escribió el abogado Iván Daniel Jaramillo recientemente en este diario: “El crecimiento exponencial del trabajo a distancia y el teletrabajo han puesto en evidencia la necesaria reorientación de la disciplina que regula esta modalidad de trabajo, incluyendo normas específicas sobre el denominado “derecho a la desconexión”, la efectividad en el pago de “auxilio de conexión”, la inclusión en los programas de salud ocupacional de los teletrabajadores, la ciberseguridad y el respeto de la intimidad, vida privada y datos personales”.